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Una de las cuestiones que me frenaban para dar el paso a gestionar mi agenda y contactos desde la nube era qué hacer cuando no tengo conexión, bien con portátil, NIT o desde el E71. Cómo puedo seguir teniendo mi agenda de contactos, correo y calendario a mano en modo offline sincronizada en todas las máquinas.

Y aunque hace tiempo que existe solución para este problema, la pereza me impedía ponerme a ello. Pero esta semana he acabado el libro de uno de los blogueros más activos sobre productividad: Berto Pena, y me ha dado el espíritu proactivo que necesitaba para dar el paso. Ya hablaré de su libro en otro post, porque vale la pena.

Para empezar, diré que las aplicaciones con las que he empezado, ya llevo algún tiempo, a gestionar mi agenda/correo/contactos/gtd son:

• Google Calendar, desde la que gestiono mi agenda y planificación de proyectos
• Google Mail, desde el que gestiono todas mis cuentas de correo
• Google Contactos, desde el que gestiono toda la info de mis contactos
• Remember The Milk, desde la que gestiono mis tareas GTD (o similar)

Y si bien el grueso de mi planificación, o mejor dicho, gestión personal (GTD) la hago con RTM, el resto lo hago con las aplicaciones de Google. Y se sincronizan perfectamente con el E71 (Symbian S60), sin más intervención que una conexión con Internet. Ha sido mucho más sencillo de lo que esperaba.

Las aplicaciones de Google (Gmail, Calendar y Contacts) son verdaderas maravillas del software web que hace que trabajar con ellas sea un auténtico placer, y RTM no se queda atrás para nada, no me extrañaría que Google acabara adquiriéndola.

Algunas ventajas de utilizar software de la nube, o al menos este software:

• Es muy rápido, las búsquedas de correos tardan mucho menos que en mi lector de correo habitual. Mi repositorio de correos sobre las que realizo las búsquedas sobrepasan los 20.000 y obviamente consume recursos, en GMail es prácticamente inmediato.
• Puedo seguir utilizando mi dirección de la empresa.
• El acceso es posible casi desde cualquier punto con conexión, al menos con un navegador decente.
• Ya no es necesaria la sincronización entre todas mis máquinas (Windows, Linux, MacOSX, Symbian, Maemo), la base de datos es común.

Pero siempre hay peros, miedos, suscetibilidades, ansiedades, inquietudes, en fin, desventajas:

• ¿Dónde están mis datos?
• ¿Quién tiene mis datos?
• ¿Y la privacidad? ¿qué hace google con mis correos?
• ¿Qué pasa si Google o RTM quiebran?

No voy a entrar en discusiones acerca de la conveniencia o no de prestar mis datos a una empresa como Google, simplemente recordaré que cuando enviamos un correo a través de Internet, la mayoría de las veces sin encriptar, éste pasa por multitud de servidores que desconocemos.

Bueno, y ¿cómo lo he conseguido?

Hay varias soluciones para sincronizar Google Calendar y sus contactos con Symbian, pero después de probar un par de ellas, me he quedado con

Para sincronizar los contactos del E71 con SyncML:

http://www.google.com/support/mobile/bin/answer.py?answer=98230&topic=15015

Hace ya bastantes años que utilizo GTD como método de organización personal.

GTD es el acrónimo de Getting Things Done, libro escrito por David Allen y conocidísimo entre los usuarios relacionados con la tecnología y el “trabajo del conocimiento”, aunque es válido para cualquier persona. Como en mi caso, coincido bastante con el patrón, parece lógico que desde el principio me cautivase.

Cuando decía al principio del post que lo utilizo hace bastantes años no exageraba. La edición del libro en castellano (Organízate con Eficacia) que tengo es del 2002. Desde entonces he intentado varias veces ponerlo en práctica sin mucho éxito, y creo que la razón de este fracaso ha estado en que nunca leí en profundidad el libro, simplemente implementé el método superficialmente basándome en las muchas intrepretaciones que hay en Internet.

El caso es que, con esto de la “vuelta al cole”, me he propuesto releer el libro para volver a la fuente. Y, ya que uno de los asuntos a tratar en este blog es la productividad, ir desmenuzando la propuesta de D. Allen por si a alguien le sirve.

Para el que no conozca nada de GTD, diré que el sistema parte de la premisa de que la ansiedad (o el estrés) viene dada por la falta de control, organización, preparación y acción para cumplir con nuestros compromisos. Allen explica en su libro que el cambio de tipo de trabajo al que nos enfrentamos desde hace ya alguna década requiere de nuevas herramientas que no proporcionan los métodos tradicionales de organización basado en agenda + lista de tareas con prioridades.

Además opina que la falta de control nos ocurre porque tenemos nuestra mente dedicada a recordar todo lo pendiente, de tal manera que nos impide llegar a nuestro “estado de productividad”. Nos propone liberar a nuestro cerebro y dedicarlo a tareas más productivas.

A grandes rasgos, GTD se basa en dos principios clave:

1. Capturar todas las “cosas” pendientes de hacer en un sistema lógico y fiable.
2. Adquirir la disciplina para decidir en cada momento cual es nuestra próxima acción.

Con ello conseguimos un estado mental sin estrés que nos permite aumentar nuestra productividad, y de paso nuestra creatividad.

La mayoría de los usuarios, incluido yo, han puesto el énfasis en el primer principio, ya que es para el que han surgido cientos de programas, blogs, foros y artilugios varios “llave en mano” que prometían la implantación del sistema sin esfuerzo. Desde mi punto de vista, es el segundo principio es el que hace que GTD nos proporcione ayuda real.

GTD requiere dedicación y aprendizaje para adquirir la “habilidad” de saber en cada momento qué hacer. Aunque algunos “trucos” expuestos en el libro valen la pena de por sí, lo ideal es adoptar la filosofía de principio a fin, ya que si no es así dificilmente conseguiremos

Es a raíz de la relectura del libro cuando estoy descubriendo “perlas” que dan respuesta a muchas de las “pegas” que durante estos años he encontrado.

Mi objetivo no es ofrecer una vez más el flujograma del procesado de las acciones, desde la bandeja de entrada hasta sus difirentes archivos, de hecho pasaré muy por encima. Mi idea es detenerme más en partes menos conocidas en futuros posts que me parecen más interesantes o menos exploradas.

Algunas ideas de Allen son algo revolucionarias, por ejemplo “El valor del enfoque de abajo hacia arriba”, la trataré en un post futuro. Básicamente contradice el principio de “primero las piedras grandes y luego las pequeñas”, pero lo justifica.

Sé que muchos de los que leéis este blog conocéis GTD y lo habéis utilizado. Me gustaría que compartieseis opinión y consejos, siempre son bienvenidos.